Moduł Dysk w ASARI CRM
Moduł Dysku w ASARI CRM umożliwia przechowywanie różnych plików firmowych w jednym miejscu i udostępnianie ich poszczególnym pracownikom bądź ich grupom. Posiadanie takiej wspólnej przestrzeni do przechowywania danych zapewnia wygodę i zwiększa efektywność przepływu informacji.
Dawniej gdy firmy pracowały stacjonarnie miejscem na przechowywanie plików, był jeden z biurowych komputerów, do którego dostęp był po sieci lokalnej. Później takimi komputerami stały się usługi typu Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox itp. Firmy, które nie chciały ponosić dodatkowych kosztów do tych celów, wykorzystywały pocztę e-mail - czyli gdzieś po mailach krążyły pliki, wystarczyło tylko sobie przypomnieć, od kogo go dostaliśmy i odszukać w skrzynce.
W międzyczasie zauważyliśmy, że niektóre biura nieruchomości zaczęły do tego celu wykorzystywać NIERUCHOMOŚCI lub POSZUKIWANIA, wrzucając dokumenty do zakładki PLIKI.
Po prostu wszyscy w biurze wiedzieli, że dane poszukiwania w zakładce PLIKI zawierało szablony umów, natomiast inne miało szablony opisu nieruchomości. Zainspirowani sugestiami naszych Użytkowników zbudowaliśmy moduł DYSK, który:
Daje możliwość tworzenia własnych katalogów;
Pozwala na wgrywanie różnych formatów plików (pdf, doc, xls, zip, jpg, png itp.);
Pozwala na zarządzanie dostępem do plików przez grupy uprawnień;
Dostęp do plików zarówno przez komputer jak i przez telefon;
W module Dysk możesz przeglądać pliki dodane bezpośrednio na Dysku w katalogu głównym i podkatalogach lub pliki dodane bezpośrednio w zakładkach Nieruchomości, Poszukiwania, czy Kontakty. Dzięki temu zyskujesz wygodę zarządzania wszystkimi danymi i masz do nich wgląd z jednego miejsca.
Spis treści:
Interfejs modułu Dysk
W interfejsie modułu Dysk dodajesz i usuwasz pliki, tworzysz katalogi, a także zarządzasz wszystkimi danymi. Obsługa tego narzędzia jest intuicyjna i nie odbiega od standardów w innych programach oraz systemach. Oto opis funkcji i działań, które możesz dokonać w module Dysk:
Dodaj katalog -ta opcja pozwala tworzyć katalogi i podkatalogi, w których przechowywane są pliki. Do każdego nowego katalogu przypisuje się jego nazwę, a także jest możliwość dodania opisu, co zwiększa skuteczność organizacji danych.
Dodaj plik – dzięki temu prześlesz pliki ze swojego komputera, tabletu bądź smartfona na Dysk.
Zaznacz wszystko – ta opcja sprawia, że w danym katalogu zostają zaznaczone wszystkie pliki.
Usuń – za pomocą tego przycisku skasujesz zaznaczone pliki, które następnie trafią do kosza.
Widok – ten przycisk pozwoli Ci przełączyć się pomiędzy widokiem Pliki i katalogi oraz Lista plików w zależności od Twoich potrzeb.
Pobierz – ta funkcja umożliwia pobranie plików na komputer, smartfon lub tablet.
Przywróć – tego przycisku użyjesz, gdy chcesz przywrócić wybrane pliki z Kosza do katalogów, z których zostały usunięte.
Dodatkowo w module Dysku możesz wykonywać działania na plikach i katalogach, klikając przycisk:
Dzięki niemu w przypadku katalogów możesz je:
edytować;
udostępniać wybranym osobom lub całym grupom;
usuwać;
Z kolei przy plikach ta funkcja jest poszerzona o możliwość podglądu i pobrania.
W module Dysku istnieje możliwość zaznaczenia wszystkich plików, bądź tych kilku wybranych. W tym celu należy nacisnąć przycisk CTRL/CMD i kliknąć konkretne pozycje.
Filtrowanie plików na Dysku
Ilość plików stale rośnie, więc żeby odnaleźć się w ich gąszczu, stworzyliśmy funkcję Filtrowania. Znajdziesz ją po prawej stronie interfejsu Dysku, a pozwala Ci ona na:
filtrowanie plików po nazwie;
wielkości od/do;
właścicielu pliku;
daty utworzenia od/do;
Pojemność Dysku i hosting
Należy pamiętać, że każdy plik posiada pewną wagę. Suma tych wag wpływa na hosting. Nasz system CRM wyposażyliśmy w precyzyjny licznik wykorzystania pamięci, który zobaczysz po kliknięciu ikony użytkownika.
Dzięki temu masz pod kontrolą wszystkie dane i kasować te zbędne, by nie przekroczyć limitów. Jednak jeżeli potrzebujesz większej pamięci dyskowej, to w ASARI możesz dokupić hosting w wypadku, gdy brakuje Ci miejsca, więc masz pełną kontrolę nad kosztami.
Zachęcamy do przeczytania instrukcji: Hosting i "Resizowanie" zdjęć przechowywanych w bazie ASARI.
Konfiguracja uprawnień do modułu Dysk
ASARI CRM to system, który pozwala precyzyjnie określać poziomy uprawnień do korzystania ze swoich funkcji i widoczności konkretnych danych. Nie inaczej jest w przypadku modułu Dysk. Żeby przejść do panelu nadawania uprawnień, wejdź w Ustawienia, a następnie kliknij Grupy. Potem wybierz interesującą Cię Grupę lub utwórz nową. Dzięki temu możesz:
Ustawić widoczność modułu Dysk dla danej grupy w sekcji Panel administracyjny – dzięki temu z Dysku będą korzystać tylko ci pracownicy, którzy go potrzebują.
Ustawić konkretne działania, która dana grupa może wykonać w ramach modułu w sekcji Dysk – co pozwala na bardzo dokładne przydzielanie uprawnień do korzystania z poszczególnych funkcjonalności modułu. Dzięki temu udostępnisz możliwość wykonywania działań na plikach i katalogach tylko tym Grupom, które ich faktycznie potrzebują.
W przypadku drugiej opcji masz do wyboru:
Widoczność listy plików i katalogów;
Podgląd i pobieranie plików na dysk;
Edycja plików i katalogów;
Usuwanie plików i katalogów;
Masowe usuwanie plików;
Zarządzanie udostępnieniami udostępnionych plików i katalogów;
Przenoszenie udostępnionych plików i katalogów;
Widoczność katalogu “System Asari CRM”;
Widoczność plików i katalogów usuniętych użytkowników;
Dodatkowo klikając ikonę:
Możesz ustawić zakres uprawnień widoczności listy plików i katalogów
Udostępnianie katalogów i plików
Kiedy korzystasz z funkcji Dysk i masz odpowiednie uprawnienia, to możesz udostępniać konkretne pliki i całe katalogi zarówno poszczególnym pracownikom, jak i całym ich grupom. Zrobisz to, klikając ikonę:
W oknie Udostępniania możesz wyszukać członka zespołu, wybrać go z listy lub udostępnić dane danej Grupie. Dodatkowo określasz, czy wybrane osoby mogą Edytować, czy tylko Przeglądać pliki i katalogi.