Z tej instrukcji dowiesz się wszystkiego o obsłudze plików XLS w kontekście wprowadzania oraz aktualizacji danych Budynków i Inwestycji.
Na przykładach oraz z uwzględnieniem różnych scenariuszy przedstawimy Ci szczegółowo i krok po kroku jak:
pobrać plik XLS;
edytować go;
wgrać plik XLS do systemu;
Dowiesz się także o wszystkich niuansach dotyczących tej funkcji, edytowaniu wyglądu Tabel, aktualizacji pól w systemie i masowym wgrywaniu planów do ofert.
Dzięki temu o wiele szybciej będziesz w stanie wprowadzać zmiany w Blokach oraz Inwestycjach, które posiadasz w swoje bazie danych.
Spis treści
Nadawanie uprawnień do funkcji aktualizacji nieruchomości przez xls
Żeby skorzystać z funkcji, należy nadać pracownikom uprawnienia. Zrobisz to, wchodząc w Ustawienia, a następnie Grupy. W tej zakładce wybierz grupę, a potem przejdź do edycji jej uprawnień. W sekcji Moduł Nieruchomości znajdziesz opcję „Aktualizacja nieruchomości przez plik XLS (funkcja nadrzędna nad uprawnieniem "Edycja nieruchomości"), wgrywanie planów”, która uruchamia tę funkcję.
Masowe wgrywanie modułów za pomocą XLS
Masowe wgrywanie modułów można wykonać z poziomu Inwestycji lub Bloku. Zanim dowiesz się jak to zrobić, warto zapamiętać, że:
Mieszkania i lokale są mapowane po numerze lokalu.
Excel zawsze sprawdza, czy dany lokal/mieszkanie już istnieje, bazując na numerze lokalu.
Numer lokalu ma kluczowe znaczenie w procesie importu i aktualizacji danych.
Pamiętaj również, że prawidłowe uzupełnienie arkusza Excel i poprawne przypisanie numerów lokali jest kluczowe dla skutecznego masowego podgrywania modułów w systemie ASARI.
Teraz poznaj proces pracy z plikiem XLS w ASARI CRM.
W przycisku "Akcje" wybierz opcję "Aktualizuj oferty podrzędne". Następnie pobierz wzorcowy plik poprzez “Wyeksportuj wzorcowy XLS”.
Uzupełnij pobrany arkusz Excel danymi, które chcesz masowo wprowadzić do systemu.
Obecnie możliwe jest podgrywanie mieszkań, domów i działek, ale tylko w opcji SPRZEDAŻ. Dla każdego typu nieruchomości dostępnych jest kilka podstawowych informacji do uzupełnienia.
Po uzupełnieniu arkusza wgrasz go do ASARI CRM ponownie klikając przycisk „Akcje”, wybierając opcję "Aktualizuj oferty podrzędne", a następnie „Import z XLS”.
Pamiętaj, że plik wzorcowy XLS wgra się tam, gdzie chcesz przypisać nowe moduły:
Z poziomu inwestycji: moduły zostaną przypisane bezpośrednio do inwestycji.
Z poziomu bloku: moduły zostaną przypisane do konkretnego bloku.
O tym warto pamiętać
Obsługa eksportu oraz importu plików XLS nie jest skomplikowaną czynnością, jednak trzeba mieć na uwadze, że przy ich modyfikacji trzeba postępować ostrożnie. Edytowanie plików XLS w Excelu zmienia dane w ASARI CRM. Jeżeli zostaną one przygotowane błędnie, to do naszego systemu wkradną się przeszkody, uniemożliwiające poprawne działanie. Poniżej przygotowaliśmy scenariusze sytuacyjne oraz ważne informacje, z którymi warto się zapoznać, by bez problemu korzystać z tej funkcjonalności.
Aktualizacja istniejących danych - aby zaktualizować informacje o mieszkaniu (np. cenę lub powierzchnię), wystarczy zmienić odpowiednie wartości w pliku Excel i ponownie go wgrać. ASARI automatycznie zmapuje zmiany na podstawie numeru lokalu/mieszkania i zaktualizuje dane.
Wycofywanie nieruchomości - jeśli w pliku Excel brakuje nieruchomości, która jest przypisana do bloku w ASARI, zostanie ona automatycznie WYCOFANA (zmieni status np. z aktualnej na wycofaną). Nieruchomości obecne w pliku Excel otrzymają status podany w arkuszu (domyślnie AKTUALNA).
Łączenie danych od dewelopera - gdy otrzymujemy dane o mieszkaniach w partiach (np. najpierw 50, potem 70), należy połączyć je w jeden plik Excel. Przykładowo, jeśli mamy 50 mieszkań i dostajemy kolejne 70, należy pracować na jednym pliku zawierającym wszystkie 120 mieszkań. Aktualizacje (np. zmiany statusów sprzedaży) należy wprowadzać w tym zbiorczym pliku Excel, a następnie wgrywać cały plik do ASARI.
Unikanie wycofywania przez pomyłkę - wgrywanie tylko nowych mieszkań (np. 70 po wcześniejszym wgraniu 50) spowoduje wycofanie wcześniej dodanych 50 mieszkań, co może prowadzić do bałaganu w systemie.
Nazewnictwo i format pliku - plik Excel powinien mieć nazwę odpowiadającą inwestycji lub budynkowi, z którego został pobrany. Zawsze należy pracować na szablonie pobranym z ASARI, a nie na plikach otrzymanych od dewelopera. Dane z plików dewelopera należy przenosić do naszego szablonu.
Domyślny status - jeśli w pliku Excel nie zostanie określony status dla nieruchomości, automatycznie otrzyma ona status ROBOCZA.
Edycja danych w Excelu - pamiętaj, że w pliku Excel wgrywa się tylko wymagane pola (kilka najważniejszych). Nie ma potrzeby uzupełniania wszystkich możliwych informacji o nieruchomości.
Przestrzeganie tych zasad zapewni poprawne i efektywne korzystanie z funkcji masowego podgrywania modułów w systemie ASARI, minimalizując ryzyko błędów i niespójności w danych.
Edytowanie wyglądu tabel
W celu wygodnej identyfikacji konkretnych lokali na liście wszystkich nieruchomości podpiętych do danego budynku lub inwestycji warto skonfigurować wygląd tabel. Dzięki temu zyskasz:
Łatwą identyfikację numeru lokalu, który będzie widoczny na końcu adresu.
Szybkie sprawdzenie dostępności konkretnych lokali.
Lepszą orientację w całości oferty dla danej inwestycji lub budynku.
Edycję wyglądu tabel wykonasz, wchodząc w Ustawienia, otwierając zakładkę Ustawienia Firmy, a następnie wybierając pole Tabele i nagłówki. W tym miejscu wystarczy znaleźć interesującą pozycję i kliknąć ją, by przejść do edycji tabeli.
Aktualizacja pól w systemie ASARI
Wiesz już, że w pliku Excel wgrywa się tylko wymagane pola dotyczące nieruchomości. Istnieją jednak dwie możliwości aktualizacji pozostałych, które nie są uwzględnione w standardowym imporcie z pliku Excel. Dotyczy to:
Aktualizacji z nadrzędnej nieruchomości (dziedziczenie).
Ta metoda pozwala na dziedziczenie danych z inwestycji lub bloku. Opcja ta jest dostępna z wykorzystanie przycisku “Akcje”, wejście w “Aktualizuj oferty podrzędne”, a następnie wybranie opcji “Aktualizuj dane ofert”.
Bezpośrednia edycja na layoucie
Możliwe jest edytowanie pól bezpośrednio na layoucie inwestycji. Po kliknięciu na pole do edycji i wprowadzenie nowych danych, pojawi się okienko, umożliwiające zaktualizowanie wprowadzenie zmian.
Ważna uwaga dotycząca aktualizacji przez Excel
Przy późniejszych aktualizacjach już istniejących mieszkań za pomocą pliku Excel, system zmieni tylko te pola, które są uwzględnione w szablonie Excel. Inne pola, nieobecne w pliku, nie zostaną nadpisane ani zmienione podczas importu.
Masowe wgrywanie planów w ASARI
System ASARI CRM umożliwia masowe wgrywanie planów dla nieruchomości, co znacznie usprawnia proces tworzenia oraz edycji ofert. Ma to szczególnie duże znaczenie przy znacznej liczbie nieruchomości.
W celu masowego dodania planów do nieruchomości należy kliknąć przycisk “Akcje”, potem wybrać “Aktualizuj oferty podrzędne”, a na końcu wejść w „Dodaj plany”. Otworzy się okienko, w którym można wgrać plany z dysku. Istnieje także opcja skasowania już istniejących planów.
Kluczowe informacje dotyczące masowego wgrywania planów.
Format plików - plany muszą być w formacie .JPG.
Nazewnictwo plików - nazwa pliku musi być taka sama jak numer lokalu/budynku. W praktyce wystarczy nazwać plik tak samo jak numer mieszkania.
Proces wgrywania - zaznacz masowo wszystkie plany do wgrania. System odczyta numer lokalu z nazwy pliku i automatycznie przypisze każdy plan do odpowiedniego mieszkania.
Automatyczne oznaczenie - plany wgrane masowo są automatycznie oznaczane jako "plan" w systemie.
Wgrywanie wielu planów do jednego mieszkania - jeśli chcesz wgrać kilka planów do jednego mieszkania, użyj oznaczeń *1, *2 itd. Przykład: dla mieszkania o numerze 4, nazwy plików powinny wyglądać tak: 41.jpg 42.jpg