Kreator dokumentów - budowanie szablonów dokumentacji

W systemie CRM od ASARI znajdziesz moduł Kreator dokumentów, który umożliwia tworzenie szablonów dokumentacji. Wspomniane szablony będzie można nie tylko generować bezpośrednio z programu, ale także automatycznie uzupełniać danymi ze wskazanych przez użytkownika pól. Sprawdź poniżej, jak z tego korzystać.

Widoczność Kreatora dokumentów

Użytkownik, który chce stworzyć szablon lub edytować istniejący musi mieć do tego odpowiednie uprawnienia - Dowiedz się więcej o nadawaniu uprawnień w grupach

Uruchomienia Kreatora dokumentów

Po nadaniu uprawnień moduł Kreator dokumentów pojawi się na górnym pasku. Gdyby nie był widoczny, należy nacisnąć ikonkę  i wybrać go z rozwijanej listy

Tworzenie szablonu dokumentu

Dodawanie szablonu dokumentu zaczynamy od wejścia do zakładki 

i kliknięcia.

W uruchomionym oknie zaczynami konfigurować szablon decydując między innymi o:

• Nazwie - nazwa będzie wykorzystywana do identyfikacji szablonu.
• Widoczności wydruku w module - tutaj określamy, w których miejscach aplikacji będzie widoczny tworzony szablon.
• Wyborze modułów powiązanych - wybranie powiązanych działów umożliwi w ramach edytora dostęp do shortcode'ów, dzięki którym będzie można podstawiać dane z tych modułów do treści dokumentów.
• Rodzaju edytora - do wyboru mamy edytor:
  • wizualny umożliwiający łatwe formatowanie treści,
  • HTML dla bardziej zaawansowanych użytkowników.
• Włączeniu - włączony szablon będzie widoczny dla użytkowników.

Po dokonaniu ustawień klikamyi przechodzimy do zakładki . W uruchomionym oknie w przypadku wybrania wcześniej edytora wizualnego znajdziemy klasyczne opcje do formatowania tekstu. W tym między innymi:

• opcje odpowiadające na styl czcionki,
• wyrównania tekstu,
• tworzenie tabel,
• dodawania zdjęć,
• wstawianie linków.

Znajdują się tutaj także menu funkcyjne, które umożliwia przywoływanie wartości lub etykiet pól z wybranych we wcześniejszym kroku modułów powiązanych

Po wybraniu pola z rozwijanej listy wstawi się ono do treści w postaci shortcode'a, który będzie nazwą bazodanową pola umieszczoną w nawiasach kwadratowych - np.: [userBase.fullName]

Po zakończeniu edycji zapisujemy pracę przyciskiem

Zapisany Szablon  będzie dostępny na liście szablonów

Jeżeli przygotowany szablon jest włączony, to aby pokazał się użytkownikom we wskazanych miejscach, należy go jeszcze im udostępnić. Zrobisz to klikając w i wybierając pozycję Udostępnij.

W załadowanym panelu wskazujesz użytkowników lub grupy, które mają mieć udostępniony szablon

Tworzenie Wzorca

Wzorce oferują bardziej zaawansowany sposób obsługi Szablonów i umożliwiają ich grupowanie w bardziej złożone zestawy dokumentów.

Wzorce tworzymy z poziomu menu . Po wejściu do niego klikamy

W uruchomionym panelu podobnie jak w przypadku szablonów określamy:

• nazwę,
• gdzie ma być widoczny wzorzec (w jakim dziale),
• i czy ma być włączony,

Następnie klikamy   wybieramy, z jakich szablonów ma się składać

Korzystanie z szablonów i wzorców

Stworzone dokumenty będą dostępny we wskazanych modułach. Można z nich korzystać zarówno z widoku listy

jak i z karty danych szczegółów po kliknięciu przycisku Drukuj

W uruchomionym oknie

wybieramy wydruk, który chcemy wykorzystać i go drukujemy. Do wydruku zostaną użyte i postawione w miejscach shorcodów dane pobrane z aktywnej karty danych i dane, które znajdują sie przy pozycjach znajdujących sie w koszyku. Dodatkowo w przypadku pojedynczego szablonu będzie możliwi edycja dokumentu przed wydrukiem. Wzorzec uruchomi kreator, który umożliwi przejrzenie wygenerowanej dokumentacji przed wydrukiem.

Praca z Kreatorem dokumentów

W ramach głównego panelu Kreatora dokumentów możliwe jest także tworzenie dokumentów opartych równocześnie o Wzorce i Szablon.

Stworzone w tym miejscu dokumenty można wydrukować tylko z poziomu Kreatora dokumentów. Jednocześnie każdy przygotowany dokument odkłada się na liście i można z niego korzystać wielokrotnie, rozbudowywać go i zmieniać zakres danych, który obejmuje.

Ustawienia wydruków ofert

Zakładka Ustawienia wydruków ofert dostępna jest tylko w wersji systemu CRM dla rynku nieruchomości. W ramach tego menu można decydować o ustawieniach związanych z drukowaniem materiałów ofertowych dotyczących nieruchomości takich jak:

• widoczność szablonów wydruku
• wybór kolorystyki
• widoczność informacji kontaktowych
• szczegóły dotyczące widoczności adresu