Moduł Poczty w ASARI CRM
- Marcin Denisiuk
ASARI CRM to oprogramowanie dla firm, które umożliwia odbieranie i wysyłanie maili. Odbywa się to zarówno, gdy korzystasz z ASARI Poczta, jak i pozostałych systemów pocztowych takich jak Google, własna domena, Microsoft i inne.
Dzięki temu możesz prowadzić komunikację bezpośrednio z naszego programu, a także zarządzać wiadomościami, grupować je, podpinać do klientów i udostępniać innym członkom zespołu. W tej instrukcji dowiesz się jak skonfigurować Skrzynkę Pocztową w ASARI oraz jak z niej korzystać.
Dzięki temu, że ASARI CRM jest wewnętrznie zintegrowany, to Poczta jest połączona z takimi zakładkami jak Kontakty, Firma, czy Użytkownicy. Dzięki temu każda wiadomość jest przypisana do konkretnej pozycji, więc możesz ją podejrzeć, wchodząc w profil kontrahenta lub pracownika. Sprawia to, że zawsze będziesz mieć pod ręką całą historię korespondencji i żaden mail Ci nie zginie.
Spis treści:
Konfiguracja poczty
Moduł Poczty w ASARI CRM możesz konfigurować na dwa sposoby:
administracyjne dla wszystkich użytkowników;
dla poszczególnego użytkownika;
Konfiguracja poczty przychodzącej IMAP i wychodzącej SMTP
IMAP (Internet Mail Access Protocol) i SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) to dwa protokoły, które są powszechnie używane do komunikacji e-mail. Aby skonfigurować Skrzynkę Pocztową ASARI CRM do odbierania i wysyłania maili z zewnętrznych dostawców pocztowych należy mieć następujące informacje:
Adresy serwera poczty przychodzącej (IMAP) i serwera poczty wychodzącej (SMTP);
numery portów dla serwera poczty przychodzącej i wychodzącej;
Twój adres e-mail i hasło;
Kiedy posiadasz te dane, to wejdź w Użytkownicy i znajdź konto pracownika, któremu chcesz zintegrować Skrzynkę Pocztową. Następnie w zakładce Szczegóły zjedź na sam jej koniec, gdzie w kolejnych okienkach uzupełnisz wszystkie informacje.
IMAP w ASARI CRM działa tak, by maile kasowane z poziomu ASARI CRM nie znikały w Twojej macierzystej skrzynce pocztowej. Dzięki temu zyskujesz zabezpieczenie na wypadek omyłkowego usunięcia jakiegoś maila i cenne archiwum, w którym zachowasz całość komunikacji.
Uproszczona konfiguracja z wykorzystaniem konta Google lub Microsoft
Jeśli Twoja firma bądź pracownicy korzystają z poczty e-mail od Google ( @gmail lub G.Siute) lub Microsoft to konfiguracji serwera poczty wychodzącej dokonuje się w menu "Twoje konto".
W tym wypadku nie wykonuj poniższej konfiguracji, a poproś swojego pracownika, aby samodzielnie wykonał konfigurację opisaną instrukcją Menu "Twoje konto" i konfiguracja poczty (SMTP, GMAIL i MICROSOFT)
Logowanie do aplikacji za pomocą Google
Niektórzy użytkownicy ASARI CRM logują się za pomocą Google, a nie klasycznego hasła. W przypadku zmiany hasła do konta Google konieczne jest zrobienie tego samego w ustawieniach IMAP konkretnego Użytkownika. W tym celu należy korzystać z 16-znakowego kodu generowanego przez Google. Wygenerujesz go, korzystając z tej instrukcji, a następnie wkleisz w okienku hasła użytkownika IMAP.
Synchronizacja pobierania poczty
W ASARI CRM można ustawić synchronizację pobierania poczty od konkretnego dnia. Jest to bardzo przydatna funkcja, którą znajdziesz w ustawieniach IMAP konkretnego Użytkownika.
Dzięki temu nie dojdzie do sytuacji, że po podłączeniu Twojej skrzynki mailowej, która działa np. od 10 lat wszystkie wiadomości zostaną pobrane. Wtedy hosting mógłby się bardzo szybko skończyć, gdyż system ściągnąłby wszystkie e-maile z tego okresu. Parametr synchronizacji docelowo ustawiony jest na początek stycznia każdego nowego roku, ale łatwo można go zmienić na dowolny.
Konfiguracja IMAP dla Google Workspace
Niektóre firmy pracują w oparciu o Google Workspace, które umożliwia zarządzanie grupowymi kontami e-mail na listach mailingowych. W celu poprawnego działania tego narzędzia z ASARI CRM konieczna jest konfiguracja IMAP dla Google Workspace. Nie wszystkie konta w Google Workspace mogą mieć możliwość generowanie haseł do aplikacji. Zależy to od ustawień Twojego administratora Google Suite. Jednocześnie nowe konta w tym systemie będą mogły uzyskać dostęp do aplikacji tylko przy użyciu protokołu OAuth.
Pamiętaj, że na koncie Google musi być włączona dwustopniowa autoryzacja, by zintegrować IMAP. Kiedy się upewnisz, że tak jest to:
Wejdź na konto Google poprzez ikonę w prawym górnym rogu.
Kliknij Zarządzaj kontem Google.
Następnie przejdź do zakładki Bezpieczeństwo.
W sekcji „Sposób logowania się w Google” wybierz Weryfikacja dwuetapowa.
Otworzy się strona, na której należy zejść niżej do sekcji Hasła do aplikacji i utworzyć hasło dla integracji IMAP z ASARI CRM. Zrobisz to, klikając przycisk Utwórz. Następnie wyświetli się komunikat z hasłem, które należy skopiować i uzupełnić w ASARI CRM w profilu Użytkownika.
Interfejs modułu Poczta
Interfejs modułu Poczty jest prosty i intuicyjny, przypominając rozwiązania znane z klasycznych systemów obsługi maila. Dzięki temu przeglądanie wiadomości jest łatwe i czytelne.
Po wejściu z dowolny folder pojawią się zgromadzone w nich maile, z informacją od kogo zostały wysłane, jaki jest ich temat oraz godzina wysyłki. Dodatkowo znajdziesz tam krótki wstęp treści wiadomości. W oknie po prawej stronie ekranu znajduje się treść maila oraz historia wysłanych wiadomości. Możesz tam bezpośrednio odpowiedzieć, zamknąć okno lub przekazać maila dalej. Oto opis katalogów, które znajdziesz w tym narzędziu:
Odebrane – tu trafiają wszystkie wysłane do Ciebie maile, które możesz przeglądać, kasować i przenosić do Spamu.
Wysłane – maile wysłane przez Ciebie.
SPAM – to folder na niechciane wiadomości.
Kosz – tutaj trafiają maile przeznaczone do usunięcia.
Oprócz rozwiązań organizacyjnych w postaci klasycznych katalogów moduł Poczty posiada szereg funkcji obsługowych:
Sortowanie – dzięki temu możesz sortować maile po dacie, tak by szybciej znaleźć, te, które Cię interesują.
Pobierz – ta funkcja pobiera wiadomości z Twojego serwera e-mail.
Szukaj – rozbudowana wyszukiwarka wiadomości, która pozwala na bardzo precyzyjne przeszukiwanie bazy maili. Możesz wykorzystać konkretne słowa lub je wykluczyć, a także określić wielkość załącznika, by go odnaleźć.
Utwórz – tym przyciskiem otwierasz okno pisania nowego e-maila.
Akcje – to rozwiązanie pozwala dodać wybrane wiadomości do koszyka i wykonać na nich masowe działania, takie jak ich Usunięcie lub oznaczenie jako SPAM.
Wysyłanie nowych wiadomości i dodawanie załączników
Po kliknięciu w przycisk Utwórz uruchomi się okno tworzenia nowej wiadomości. Możesz w nim wpisać treść, dodać adresata, temat, czy wybrać szablon wcześniej utworzonego maila.
Wyposażyliśmy tę funkcję w ogrom możliwości edycji i formatowania treści, by tworzenie maili było w pełni efektywne. W tym oknie możesz wybrać również szablon wcześniej utworzonego maila, co doskonale wpisze się w sformalizowanie i ujednolicenie komunikacji firmowej.
Co ważne do każdej wysyłanej wiadomości jest opcja dodania załącznika. Wystarczy kliknąć przycisk u dołu okna „Dodaj załącznik”, by wybrać plik z dysku komputera lub modułu Dysk w ASARI CRM.
Obsługa maili z poziomu modułów
Oprócz wysyłki i zarządzania mailami z poziomu samej Poczty można to robić również w takich modułach ASARI jak Kontakty, Firmy, czy Użytkownicy.
Dzięki temu po wejściu w daną pozycję na liście tych zakładek będzie można zobaczyć pełną wymianę komunikacji. Przyda się to zarówno pracownikowi, który obsługuje danego klienta, jak i innym członkom zespołu, czy managerom.
Uprawnienia modułu Poczta
Moduł Poczta w ASARI CRM pozwala na ustawienie uprawnień do widoczności wiadomości, a także wykonywania czynności z nimi związanych. Jest to bardzo dobre rozwiązanie, które pozwala na przykład dać dostęp kierownikowi działu do przeglądania maili wysyłanych do klientów przez pracowników.
Z drugiej strony wszystkie wiadomości działu handlowego mogą być widoczne dla każdego członka zespołu sprzedaży. Dzięki temu, gdy jedna osoba pójdzie na urlop, to komunikacja z klientem nie zostanie zerwana.
Dodatkowo klikając ikonę:
Możesz zmienić ustawienia uprawnień, wejdź w Ustawienia, a następnie kliknij Grupy. Potem wybierz interesującą Cię Grupę lub utwórz nową. Ustawisz tu zakres uprawnień widoczności wiadomości w skrzynce.