Rejestrowanie działań

W tej części instrukcji ASARI CRM dowiecie się jak obsługiwać komponent "Rejestrowanie działań". Jest to bardzo ważny element pracy, gdyż pozwala skutecznie ją organizować. Dzięki temu żadnemu członkowi zespołu nie umkną zadania, które ma wykonać. CRM w porę powiadomi pracownika, że zbliża się termin jego zadania, a o tym jak nad tym wszystkim zapanować dowiecie się poniżej. Jednak zanim przejdziesz do instrukcji, zapoznaj się ze szczegółowym wyjaśnieniem, co daje Rejestrowanie działań osobom na poszczególnych stanowiskach:

Agenci mają chronologiczną historię swojej pracy z klientem, poszukiwaniem czy nieruchomością. To bardzo ułatwia gdy nagle dzwoni klient i prosi o informacje "co dzieje się z jego nieruchomością?"
Agenci nie będą musieli pamiętać o rzeczach do zrobienia w przyszłości - wystarczy dodać nowe działanie i zaplanować je w czasie. W odpowiednim momencie program przypomni o tym działaniu.
Menadżerowie mogą, przy pomocy raportów, analizować pracę biura i wyciągać z niej szybkie wnioski.

Działania dodasz z wielu miejsc w ASARI CRM, z łatwością wiążąc je z konkretnymi rodzajami danych. Może jej przypiąć do nieruchomości, poszukiwań, kontaktu lub nie przypinać do żadnego komponentu.

1. Dodawanie działań nieprzypiętych do niczego

Działanie nieprzypięte do niczego możesz dodać z poziomu kalendarza lub przez przycisk "szybki plus":

a. Kalendarz: przejdź do Kalendarza ASARI CRM, klikając w ikonkę . Następnie kliknij lewym przyciskiem myszy w pole odpowiadające godzinie rozpoczęcia działania. Nie puszczając myszki, przeciągnij kursor w dół. Program następnie zacznie wyrysowywać Twoje działanie, Możesz puścić lewy przycisk myszy.

Po rozwinięciu dodawania działania do kalendarza wyświetli się następujące okno:

b. Dodawanie działań poprzez "szybki plus".

Po kliknięciu "szybki plus" wyświetli się następujące okno dodawania działania:

2. Dodawanie działań przypiętych do rekordów

W ASARI CRM możesz dodawać działania do konkretnych komponentów programu jak nieruchomości, poszukiwania itp. Posłużmy się przykładem nieruchomości, by wyjaśnić, jak to działa.

Wybierz nieruchomość i w jej szczegółach znajdź box z Działaniami. Kliknij przycisk dodawania działania.

3. Rodzaje działań w ASARI CRM

W ASARI CRM możesz dodawać 4 typy zadań: połączenia telefoniczne, zadania, wydarzenia i spotkania. Nasz program wyświetli okno wyboru Działania, a Ty wybierz, czego potrzebujesz.

A. Połączenia telefoniczne

Tego typu działania są automatycznie rejestrowanie przez aplikację ASARI TRACKER. Bezpośrednio przez ASARI CRM można zarejestrować działanie typu "połączenie".

W praktyce w ten sposób rejestrowane są "cold collingi" (telefony celem pozyskania nieruchomości), rozmowy aktualizacyjne itp., głównie dla celów raportowych.

ASARI TRACKER

To świetny program, który wspomaga pracę agentów i rejestruje informacje o połączeniach z klientami.
Pozwala również tworzyć notatki, poszukiwania i nieruchomości bezpośrednio po rozmowie.
Więcej znajdziesz na https://tracker.asari.pl

B. Zadania

W tym rodzaju Działań dodasz akcje typu:

Przygotuj dokumentację
Pamiętaj, że jutro rano masz spotkanie
Zrób analizę rynku sprzedaży mieszkań w Śródmieściu

C. Wydarzenia

W tym rodzaju Działań dodasz akcje typu:

szkolenie
coś poza biurem "np. jestem u dentysty"

D. Spotkania

W tym miejscu rejestruj spotkania klientów poszukujących na nieruchomości.

4. Obsługa okna Dodawanie działań

W ASARI CRM masz dużo możliwości uszczegółowienia dodanego Działania. Okno zarządzania jego opcjami jest intuicyjne, a to jak wygląda, zobaczysz poniżej.

Następnie zapoznasz się ze szczegółowym opisem konkretnych komponentów okna zarządzania dodawanym działaniem.

A. Cel

To właśnie cele służą do analizowania pracy agentów i weryfikowania ich działań względem założonych planów.

Możesz samodzielnie zbudować słownik celów dla poszczególnych rodzajów działań. Więcej przeczytasz w tej instrukcji: Budowanie słownika "cele działań"

B. Przypomnienie

Dodawaj działania, o których program przypomni w odpowiednim czasie.

Ustal termin i godzinę zadania, a następnie określ o ile wcześniej, program ma Cię poinformować o zadaniu.

Jednocześnie wybierze czy przypomnienie ma być wysłane na e-mail, czy wyświetlić się w formie wyskakującego okienka w programie.

Jeśli ustawisz przypomnienie okienkiem, to w odpowiednim momencie program wyświetli następującą informację, bez względu na to co akurat będziesz robić w programie.

Żeby przejść bezpośrednio do zadania z okienka Przypomnienia, wystarczy, że klikniesz tytuł, a program sam przeniesie Cię do szczegółów zadania.

Z kolei klikając, przycisk Nie pokazuj, okienko przypomnienia się schowa.

C. Spotkania

Rodzaj Działań, którymi są Spotkania, opiszemy na przykładzie rejestrowania spotkania na nieruchomości z Klientem poszukującym.

Wybierz nieruchomość i sprawdź pasujących klientów poszukujących. Więcej o klientach poszukujących, przeczytasz w instrukcji: Praca na poszukiwaniach

Poszukiwanie do Działania możesz dodać na dwa sposoby. Poniżej dowiesz się jak to zrobić.

C.1 Dodawanie za pomocą Koszyka

Wybierz nieruchomość i sprawdź pasujących klientów poszukujących. Poszukiwanie trafi do koszyka

Następnie kliknij "szybki plus" i wybierz "Dodaj działanie".

Kiedy otworzy się okno Działania na samym dole kliknij ikonkę , by powiązać wybrane poszukiwanie z konkretnym działaniem. Wynikiem tej akcji będzie przypisanie poszukiwania:

C.2 Dodawanie za pomocą Działań w nieruchomości

Przejdź do szczegółów nieruchomości. Przewiń okno szczegółów nieruchomości, aż zobaczysz box z Działaniami. Kliknij ikonkę dodawania nowego działania.

Następnie wybierz rodzaj działania: Spotkanie. Po tym, gdy to zrobisz, wyświetli się okno zarządzania Spotkaniem.

Więcej o klientach poszukujących przeczytasz w instrukcji: Praca na poszukiwaniach

Po otworzeniu okna Spotkania uzupełnij wszystkie potrzebne informacje.

Zauważ, że nowe Działanie jest automatycznie podpięte do Nieruchomości oraz do Kontaktu, który jest jej właścicielem.

Jeżeli chcesz powiązać z danym Działaniem więcej elementów, to po prostu dodaj je do koszyka i zaczytaj w oknie Spotkania.

Jak widać na poniższym screenie, Spotkanie zostało poprawnie przypisane do Nieruchomości:

Jeśli zadanie zostanie Zakończone, to zwróć uwagę, że po wejściu do zakładki Pasujące nieruchomości przy tym poszukiwaniu zobaczysz informację, że klientowi była pokazywana ta nieruchomość, a działanie zmieni status na Wykonane.

To bardzo przydatne menu, od którego warto zacząć swój dzień. Wystarczy kliknąć ikonkę , bu przejść do szczegółów zaplanowanych zadań. Cyfra w pomarańczowym kołeczku poinformuje Cię ile zadań masz do zrobienia "na dziś".

Na koniec dnia warto pozostawić to menu puste, czyli pozamykać wszystkie swoje działania.

Program wyświetla tam wszystkie działania, które są zaplanowane na dziś, oraz działania zaległe (niezakończone).

ASARI CRM poinformuje Cię także o zadaniach automatycznych, takich jak przypomnienie o końcu umowy lub niekatalizowaniu poszukującego bądź nieruchomości.

Jeśli posiadasz odpowiednie uprawnienia to możesz zamykać działania hurtowo

Więcej o uprawnieniach przeczytasz w instrukcji: Tworzenie grup uprawnień

A. Hurtowa edycja Działań

Żeby edytować wiele Działań, zaznacz interesujące Cię pozycje. Dodają się one do koszyka. Następnie kliknij Akcje i wybierz Edytuj.

Otworzy się okno edycji, w którym masz do wyboru następujące pola do zmiany: Status oraz Przypisane do.

Z pierwszej pozycji możesz zaznaczyć czy zadanie je Zaplanowane, zostało Wykonane, Anulowane bądź jest W Trakcie.

Druga pozycja w oknie Edycji pozwoli przypisać konkretne osoby do wskazanych zadań.

6. Menu Działania

Menu Działań jest podobne do menu "Dzwoneczka" z tą różnicą, że możesz w nim:

filtrować działania po różnych typach oraz przeglądać działania innych użytkowników (o ile posiadasz odpowiednie uprawnienia)
Wyszukiwać działania przy pomocy zaawansowanej wyszukiwarki. By z niej skorzystać, kliknij ikonę
Budować własne filtry wyszukiwania. By to zrobić, kliknij ikonkę zębatki, a następnie wybierz Dodaj.

7. Dodawanie plików do działania

Ta funkcja w ASARI CRM przyda się, gdy chcesz podpiąć ważne dokumenty do zadania i puścić je w firmowy obieg. Żeby to zrobić:

W oknie edycji Działania wejdź w zakładkę "Pliki". A następnie kliknij przycisk:

Otworzy się okno eksploratora Twojego systemu. Znajdź interesujący Cię plik i załaduj go do ASARI CRM. Kiedy to zrobisz, plik wyświetli się na liście: